Vie-98.122 Puheviestintä
Topic outline
-
Yhdistyslain mukaan rekisteröidyn yhdistyksen on kerran vuodessa pidettävä vuosikokous, joka yhdistyksen sääntöjen niin edellyttäessä voidaan jakaa syys- ja kevätkokoukseksi. Vuosikokoukseen kutsutaan koko jäsenistö. Tämän lisäksi yhdistyksessä pidetään tarvittaessa hallituksen/johtokunnan kokouksia.
Syyskokous käsittelee seuraavan vuoden asiat: talousarvion, toimintasuunnitelman mahdolliset hallituksen/johtokunnan jäsenten valinnat. Kevätkokous puolestaan käsittelee edellisen vuoden asiat: tilinpäätöksen ja toimintasuunnitelman ja myöntää hallitukselle vastuuvapauden. Vuosikokouksessa käsitellään kaikki nämä asiat.
1. Kokouksen kulku
Kokous aloitetaan kolmella ja päätetään kahdella nuijan kopautuksella. Kokouksen yleinen kulku on seuraava: (X = nuijan kopautus)
- XXX Kokouksen avaus X
- Kokouksen järjestäytyminen X
- Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen X
- Kokouksen menettelytavoista sopiminen X
- Esityslistan hyväksyminen X
- Ilmoitusasiat X
- Päätösasiat X
- Muut asiat X
- Kokouksen päättäminen XX
Mahdolliset keskustelukysymykset käsitellään kokouksen ulkopuolella.
2. Kokouksen eteneminen
Kokouksen kolme vaihetta
Alkutoimet
viedään läpi mahdollisimman nopeasti ilman turhia vaaleja
Päätösasiat
- lakisääteiset
- sääntömääräiset
- hallituksen valmistelemat
- muut
Lopetus
muut keskusteltavat asiat
kokouksen päättäminen
Lakisääteisen sääntömääräisen kokouksen kulku
Jokaisessa kokouksessa käsitellään ensin ns. alkutoimet, jotka ovat:
XXX Kokouksen avaus (tervetuliaissanat, avaus) X
Kokouksen järjestäytyminen
puheenjohtajan valinta (mieluiten yksimielisesti ilman vaalia) X
sihteerin valinta (kutsumisperiaate tai ehdotus) X
pöytäkirjan tarkastajien valinta (tavallisimmin 2) X
ääntenlaskijain valinta (kokouksen koon mukaan kaksi, kolme tai useampia) X
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
luetaan yhdistyksen säännöistä laillisuusehto (miten ajoissa kokouskutsu on esitettävä, missä ja miten)
laillisuuden toteamista seuraa päätösvaltaisuus (jos säännöissä mainitaan) X
Menettelytavoista sopiminen
puheenvuorojen pyytämistapa, kesto, kannatusmenettely X
Esityslistan hyväksyminen
hyväksytty esityslista muuttuu työjärjestykseksi X
Ilmoitusasiat X
Jokainen kohta päättyy puheenjohtajan sanoihin: "Kohta numero x on loppuun käsitelty." Tämä siltä varalta, että jos joku haluaa ilmoittaa eriävän mielipiteensä tai vastalauseensa, ehtii sen tehdä ennen puheenvuoron loppuun nuijimista. Uusi kohta alkaa sanoilla: "Siirryn kohtaan numero y."
Alkutoimien jälkeen siirrytään päätösasioihin (työjärjestyksen kohdat 7-n). Hallitus/johtokunta valmistelee päätösasiat yleensä etukäteen ja ne viedään aina läpi seuraavan kaavan mukaan:
- Asian esittely
- Keskustelun avaaminen
- Keskustelu
- Keskustelun julistaminen päättyneeksi X
- Ehdotusten toteaminen ja tarkastaminen X
- Äänestystavan vahvistus X
- Äänestysjärjestys X
- Äänestys
- Äänestystuloksen vahvistaminen X
- Päätös asiasta X
Päätösasioiden jälkeen työjärjestyksessä on vielä kaksi kohtaa:
n + 1. Muut esille tulevat asiat X
n + 2. Kokouksen päättäminen XX3. Puheenvuorot kokouksessa
Päätösasioista keskusteltassa voidaan käyttää seuraavanlaisia puheenvuoroja:
Keskustelupuheenvuoro
- ehdotus
- kannatus (ei tarvitse perustella)
- kysymys
- muutosehdotus
- lisäys
- arviointi
- vastustus
- moite
- hylkäys
- lykkäys
Selvennyspuheenvuoro
vastaus kysymykseen
ns. etuoikeutettu puheenvuoro (myönnetään välittömästi)
Repliikkipuheenvuoro
oikaisu
ns. etuoikeutettu puheenvuoro (myönnetään välittömästi)
Työjärjestyspuheenvuoro
pyydetään sanomalla: "Puheenjohtaja, työjärjestykseen."
- ei saa koskea käsiteltävää asiaa
- koskee kokous- ja keskustelukäytäntöä (esim. puheenvuorojen rajoittaminen, tauko)
- huomautus puheenjohtajan toiminnasta
- perusteltu lykkäys
- ns. etuoikeutettu puheenvuoro (myönnetään välittömästi)
Eriävä mielipide
suullinen ja perustelematon
Vastalause
- "puheenjohtaja, vastalause"
- kirjallinen ja perusteltu
- toimitetaan pöytäkirjan liitteeksi
- sekä eriävä mielipide että vastalause vapauttavat mahdollisesta oikeudellisesta vastuusta, mutta eivät estä päätöksen voimaantuloa
4. Äänestykset
Kun keskustelun kuluessa tehdään vähintään kaksi kannatettua ehdotusta, joudutaan äänestämään. Kun äänestys tapahtuu usean asiaehdotuksen välillä, suoritetaan yleensä useampia äänestyksiä eli noudatetaan esim. ns. parlamentaarista äänestysjärjestystä, jolloin tulokseksi saadaan ehdoton enemmistö eli yli puolet annetuista äänistä. Parlamentaarisia äänestysjärjestyksiä ovat lyhyt, yksityiskohtainen ja ryhmittäinen äänestysjärjestys. Yksityiskohtainen äänestysjärjestys on valtiollisessa ja kunnallisessa päätöksenteossa pakollinen.
Äänestysjärjestykset
Yksityiskohtainen eli parlamentaarinen äänestysjärjestys
Mikäli on tehty lykkäysehdotus, äänestetään siitä aina ensimmäiseksi.
1. kierros: lykätään päätetään nyt Mikäli lykkäysehdotus voittaa, äänestys päättyy tähän. 2. kierros: pääehdotuksesta kaukaisin ehdotus pääehdotuksesta toiseksi kaukaisin ehdotus 3. kierros: edellisen kierroksen voittanut pääehdotuksesta seuraavaksi kaukaisin ehdotus Näin jatketaan, kunnes kaikista muutosehdotuksista on äänestetty. 4. kierros: edellisen kierroksen voittanut pääehdotus Mikäli on tehty hylkäysehdotus, asetetaan se viimeiseen äänestykseen. 5. kierros: edellisen kierroksen voittanut hylkäysehdotus Kolleginen äänestys
Kollegiseen äänestykseen tarvitaan vähintään kolme ehdotusta, joista kaikista äänestetään samalla kierroksella. Se johtaa yleensä vain ns. suhteelliseen enemmistöön. Siksi se on asiaäänestyksissä mahdollinen vain, jos säännöissä näin on määrätty.
Henkilövaalissa kolleginen äänestysjärjestys on yleinen. Kaikki ehdokkaat ovat samaan aikaan vaalissa mukana ja valituksi tulevat eniten ääniä saaneet.
5. Pöytäkirjat
Jokaisessa kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa. Tarkastamisen jälkeen sillä on ns. julkinen luettavuus; pöytäkirjaan merkittyjä asioita pidetään kokouksen kulun mukaisena.
Pöytäkirjan pito on sihteerin tärkein tehtävä. Tavallisimmin hän pitää ns. päätöspöytäkirjaa, johon kirjoitetaan tehdyt päätökset täsmällisessä muodossa. Mikäli päätös on syntynyt äänestyksellä, merkitään myös viimeisen äänestyksen tulos.
Pöytäkirjan otsikossa on mainittava:
- yhdistyksen nimi
- kokouksen laatu (vuosikokous, hallituksen kokous)
- kokouspaikka ja alkamisaika
- osanottajien nimet tai lukumäärä, jos nimilista tulee liitteeksi
- kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin nimi
Jokainen esityslistan kohta merkitään omaksi pykäläkseen. Jos toimihenkilöt (pj, sihteeri) valitaan kokouksessa, valinta merkitään asiaa koskevaan kohtaan. Päätösvaltaisuuden toteaminen merkitään tavallisesti lauseella "kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi". Kaikkia asioita, kuten esim. sääntöjä, sopimuksia, toimintasuunnitelmia, ei ole syytä jäljentää pöytäkirjaan päätöksen jälkeen, vaan ne voidaan panna liitteeksi. Sama koskee kokouskutsua, esityslistaa, nimiluetteloa ja myös vaalissa/ äänestyksessä käytettyjä äänestyslippuja.