Vie-98.122 Puheviestintä

Topic outline

• Esityksen havainnollistaminen
  ”If you can't use your head, use overhead.”

  Nykytekniikan avulla esitystä voidaan havainnollistaa monin eri tavoin. Joskus tuntuu siltä, että vauhdikkaat multimediashow't ovat itse tarkoitus ja sisällöllä on sivuosa. Esityksen teknisellä havainnollistamisella pyritään kuitenkin helpottamaan sisällön ymmärtämistä ja esityksen muistamista.

  Havainnollistamisella tarkoitetaan kaikkia niitä tapoja, joilla viestijä voi

  • syventää sanomaa
  • konkretisoida asiaa
  • helpottaa omaksumista
  • kohdistaa ja ylläpitää vastaanottajan tarkkaavuutta
  • helpottaa omaa esittämistään

  Sanoma ja asiakokonaisuus pitää esittää niin, että niistä muodostuu kuulijalle elävä mielikuva. Apuna voidaan käyttää puhujan persoonaa, puhetta, tekstiä, piirroksia, kuvia, demonstraatioita, videoita, fläppitaulua jne.

  Havainnollistaminen voidaan perustaa

  1. kieleen: sanat, kielikuvat, vertaukset, esimerkit, vastakohdat, rinnastukset, liioittelu, kysymykset
  2. toimintaan: puhuja tekee, näyttää, demonstroi: kuuntelijat tekevät, kokeilevat
  3. esitystekniikkaan.

  Puhujan tapa jäsentää sanottavansa vaikuttaa sekä sisällön havainnollisuuteen että ymmärrettävyyteen. Kielenkäytöllä ja sanavalinnoilla on sama merkitys. Jos puhuja pystyy rakentamaan esityksensä selkeästi ja loogisesti ja puhumaan kuulijoiden ymmärtämällä tavalla, lopputulos on onnistunut. Tärkeintä on valita omaa tavoitettaan parhaiten tukeva jäsentelymalli.

  Ymmärretyksi tuleminen on yksi puhujan suurista haasteista. Kuulijoiden joukossa voi olla yhtälailla asiantuntijoita kuin maallikkojakin. Teknisen alan asiantuntijat joutuvat toistuvasti tilanteisiin, joissa heidän on pystyttävä jakamaan omaa erityisosaamistaan esim. jonkin tuotteen tai ohjelman loppukäyttäjän kanssa. Havainnollinen kielenkäyttö sisältää yksinkertaisia sanoja, vierasperäisten sanojen suomennoksia, käytännön esimerkkejä, vertauksia, kielikuvia. Puhujalle tyypillisiä, persoonallisiakin ilmauksia voi mainiosti käyttää.

  Mielikuvan olomuoto on vapaa kerronta. Pirjo Ståhlen mukaan ei pidä koskaan konkretisoida mielikuvaa Powerpoint-dialle tai fläppitaululle - mielikuvan tarkoitus on muodostua vain kuulijan mieleen. Video, filmi tai musiikki voi joissain tilanteissa toimia hyvänä mielikuvan virittäjänä. Tyypillisiä tapoja mielikuvan luomiseksi kuulijalle on kertoa esimerkki tai vertaus, havainnollistaa asiaa demonstraatiolla tai muulla tavoin liittää asia mahdollisimman lähelle kuulijan arkielämää.

  Puhe on ratkaiseva väline kokonaisuuden luomisessa. Mitä enemmän puhe muistuttaa kerrontaa, sitä helpompi kuulijan on seurata sitä. Viestintätilanteen perusta on vapaa puhe. Älä lue paperista tai opettele ulkoa! Kirjoita mieluummin muistiin pääkohdat ja käy mielessäsi läpi asiat, jotka sisältyvät näihin kohtiin. Silloin et ole sidottu muistiinpanoihisi, olet vakuuttavampi ja kykenet välttämään kirjoitetun kielen monimutkaisia lauserakenteita.

  Puheen punainen lanka häipyy helposti kuulijoiden mielestä sitä mukaa, kun puhe jatkuu ja aika kuluu. Powerpoint-esityksen idea on siinä, että se kiteyttää ja luo kehyksen puheelle. Puhe etenee loogisena ketjuna, dioilla kuvataan tuosta ketjusta kokonaishahmo. Jos dia on kirjoitettu täyteen tekstiä, jota puhuja ja kuulijat yhdessä käyvät läpi, esitys kääntyy itseään vastaan: sen sijaan, että se helpottaisi oppimista, se haittaa sitä. Huomaa, että diojen käytössä tulee olla tarkka. Videotykki on oiva työkalu, mutta nykyään sille annetaan monesti liikaa valtaa. Varo, ettei tykki varasta itselleen tilanteen pääosaa!

  Huomioi esityksessäsi

  • tekstin fonttikoko on riittävän suuri (min. 20)
  • max. 5-7 riviä
  • sopiva määrä dioja suhteessa esityksen kestoon
  • eloisat ja havainnolliset diat
  • mieluummin kuvia ja kaavioita kuin tekstiä
  • värien kontrasti toimii
  • osaat käyttää laitetta ja varmistat, että tarvitsemasi laite on käytettävissä

  Yleensä pidetään itsestään selvänä sitä, että samanaikaisesti nähty ja kuultu painuu parhaiten mieleen. Rolf Söderström kuitenkin väittää, että: ”Kuva puhuu usein liikaa ja mikä pahinta, ihminen ei pysty aivoissaan samanaikaisesti käsittelemään sekä kuvaa että puhuttua sanaa. Ihminen käsittelee aina ensin kuvan välittämän viestin eikä näin ollen pysty silloin aktiiviseen kuunteluun. Tästä johtuen kuvassa ei saa olla yhtään asiaan kuulumatonta tai ylimääräistä yksityiskohtaa.”

  Havaintovälineet eivät saa siis muodostua itsetarkoitukseksi. Niitä ei saa käyttää vain, koska niitä yleensä käytetään. Välineillä täyty olla järkevä tehtävä. Kysy siis itseltäsi: Helpotanko vastaanottajien ymmärtämistä? Lisäänkö heidän kiinnostustaan? Autanko heitä muistamaan sanoman? Yritä saada esitykseesi vaihtelua. Älä kyllästytä vastaanottajia vain puhumalla, puhumalla ja taas puhumalla. Muista, että dioja ei pidä vain näyttää - niitä pitää myös käyttää. Yleensä dioihin perehtymiseen annetaan aivan liian vähän aikaa. Mikään ei prosessoidu kuulijan aivoissa, jos se vain vilahtaa hänen näkökentässään. Diojen esittäminen hidastuu riittävästi, jos niitä täydennetään esityksen aikana. Myös kaikki esitettävät kaaviot ja piirrokset pitää selittää, se antaa kuulijoille ymmärtämisaikaa. Kielellinen havainnollistaminen korvaa monesti apuvälineet.

  Kielelliseen havainnollistamiseen kuuluvat:

  • vaikeasti ymmärrettävien ilmausten selostaminen
  • hankalien numerotietojen vertaaminen kuulijoille tuttuihin asioihin
  • eri alojen sovellusten esittely
  • ilmiöiden vertailu ja rinnastaminen

  Lue lisää:

  Mari Aulanko: Minäkö luennoimaan

  Robert G. Phillips: Nouse ja pidä puhe