Viikosta 7 eteenpäin

( Tehtävä tiedostona )

TAVOITE

Projektin etappikohtaisten tavoitteiden määrittäminen, aikatauluttaminen ja oman edistyksen seuranta 

TEHTÄVÄ

1. Valitkaa ryhmällenne tapa, jolla teette projektinhallintaa. Tavoitteena on määrittää kullekin suunnittelujaksolle (myös: etappi tai sprintti)
1. Etapin pituus (1-3 viikkoa tilanteen mukaan)
2. Tavoitteet etapin aikana (tavoitteiden luonnollinen aikahorisontti määrittää etapin pituutta)
3. Tavoitteiden saavuttamiseksi vaaditut tehtävät, sekä
4. Ryhmän työnjako tehtävien suhteen
2. Kirjatkaa tavoitteet, aikataulut ja työnjako valitsemallanne tavalla. Projektisuunnittelua voi (ja on suositeltavaa) tehdä jollain tarkoitukseen sopivalla projektityökalulla, kuten Trellolla.
3. Pitäkää kirjaa tehtävien suorittamisesta, etapin aikana nousevista lisätehtävistä, ja tavoitteiden saavuttamisesta.
4. Koostakaa yhteenveto etenemisestä seuraavaan ohjaustapaamiseen.

TARKEMMIN

Etappipohjainen projektisuunnittelu 

Uusia ratkaisuita kehittävissä projekteissa projektinhallinnan keskeisenä rajoitteena on se, että etenemistä ei voi suunnitella kovin pitkälle. Projektin suunta voi muuttua merkittävästikin oppimisen ja kokeilemisen myötä. Tällöin esim. rakennusprojekteissa käytettävä yksityiskohtainen ja koko projektin kattava projektisuunnittelu ei onnistu. 

Kehitysprojekteissa suunnittelu perustuu tyypillisemmin rajattuihin ajanjaksoihin, etappeihin (tai "sprintteihin”). Suunnitelmat muodostetaan yhdelle etapille kerrallaan, ja etapin jälkeen etenemistä arvioidaan ja seuraavalle etapille määritetään uudet tavoitteet.  

Voitte käyttää mitä tahansa tähän tarkoitukseen soveltuvia projektityökaluja. Esim. Trello tai Teams:in Planner (myös Asana) ovat yksinkertaisia työkaluja, joilla voi toteuttaa esimerkiksi Kanban-tauluihin pohjautuvaa projektisuunnittelua. Yksinkertainen Kanban-taulu voi rakentua visuaalisista listoista, jotka näyttävät tehdyt, tekeillä olevat, ja tulevat tehtävät. Tehtäviin ryhdytään mahdollisuuden tullessa (esim. kun aikaa riittää), eli projektinhallinta on kapasiteettilähtöistä. 

Etenemisen seuranta 

Projektin eteneminen, sen suunnittelu, sekä suunnittelun onnistumisen seuranta ovat ryhmän vastuulla. Projektia ja sen suunnitelmaan käydään kuitenkin yhdessä läpi ohjaustapaamisissa, sillä se antaa ryhmälle sekä ohjaajalle hyvän työkalun ylläpitää yhteistä käsitystä projektin suunnasta.

Valmistelkaa jokaisen tapaamisen aluksi lyhyt katsaus projektin etenemiseen edellisen etapin aikana (eli mitä on tapahtunut edellisen tapaamisen jälkeen). Tämä on vapaamuotoinen ja sen on hyvä keskittyä ainakin:

• Saavutettuihin tavoitteisiin
  
• Etapin aikana opittuun ja niistä nousseisiin muutoksiin tavoitteissa, sekä
  
• Saavuttamatta jääneisiin ja/tai pois jätettyihin tavoitteisiin.
  

Projektikatsauksen kannattaa olla rehellisen kaunistelematon, sillä se ei vaikuta arviointiin. Projektityöskentelyn arviointi perustuu ryhmän itsensä tekemään arviointiin kurssin lopussa, eikä ohjaajan mielipide yksittäisistä projektin vaiheista vaikuta tähän.